Добрый день!
От работника Вам нужна копия паспорта, копия патента, копия СНИЛС, копия ИНН, копия миграционной карты, копии уведомлений о прибытии. Также должен быть оформлен полис ДМС - данные о нем и о патенте обязательно указываются в трудовом договоре.
СНИЛС обязателен - отчетность без него не примут (СЗВ-М, РСВ-1...). Если у работника его нет, то Вы сами составляете анкету застрахованного лица и опись (эта форма есть в 1С ЗУП), отправляете ее в ПФР через систему ЭДО, звоните специалисту ПФР, узнаете, когда можно забрать и забираете СНИЛС.
За временно пребывающего иностранца Вы платите страховые взносы (см. вложение) и удерживаете НДФЛ сверх уплаченных фиксированных платежей.
Для зачета НДФЛ в счет уже уплаченных фиксированных платежей Вам понадобятся:
1) заявление от сотрудника о зачете с приложением квитанций об уплате;
2) заявление от Вас в ИФНС о праве на такой зачет;
3) уведомление из ИФНС о праве производить зачет в этом году.
Возможно, что-то забыла написать...
Добрый день! Чем быстрее обратитесь в ИФНС, тем лучше (в день трудоустройства иностранца).
Обращаетесь в ИФНС один раз, ежегодно - их Уведомление о праве на зачет выдается на год. В течение года постепенно уменьшаете сумму НДФЛ на сумму платежей. Сколько успеете зачесть, столько и будет зачтено. Если иностранец оплатил платежей больше, чем исчислено НДФЛ, то разница ему не возвращается.
Незачтенный остаток платежей переносится внутри календарного года на следующий месяц (но это не Ваш случай).
Советую ознакомиться (выдержка из НК РФ):
"Статья 227.1. Особенности исчисления суммы налога и подачи налоговой декларации некоторыми категориями иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму в Российской Федерации. Порядок уплаты налога[Налоговый кодекс РФ] [Глава 23] [Статья 227.1]
1. В порядке, установленном настоящей статьей, исчисляется сумма и уплачивается налог на доходы физических лиц от осуществления трудовой деятельности по найму в Российской Федерации на основании патента, выданного в соответствии с Федеральным законом от 25 июля 2002 года N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (далее в настоящей статье - патент), следующими категориями иностранных граждан, осуществляющих такую деятельность:
1) иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму у физических лиц для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;
2) иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму в организациях и (или) у индивидуальных предпринимателей, а также у занимающихся частной практикой нотариусов, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, и других лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.
2. Фиксированные авансовые платежи по налогу уплачиваются за период действия патента в размере 1 200 рублей в месяц с учетом положений пункта 3 настоящей статьи.
3. Размер фиксированных авансовых платежей, указанный в пункте 2 настоящей статьи, подлежит индексации на коэффициент-дефлятор, установленный на соответствующий календарный год, а также на коэффициент, отражающий региональные особенности рынка труда (далее в настоящей статье - региональный коэффициент), устанавливаемый на соответствующий календарный год законом субъекта Российской Федерации.
В случае, если региональный коэффициент на очередной календарный год законом субъекта Российской Федерации не установлен, его значение принимается равным 1.
4. Фиксированный авансовый платеж по налогу уплачивается налогоплательщиком по месту осуществления им деятельности на основании выданного патента до дня начала срока, на который выдается (продлевается), переоформляется патент.
При этом в платежном документе налогоплательщиком указывается наименование платежа "Налог на доходы физических лиц в виде фиксированного авансового платежа".
5. Общая сумма налога с доходов налогоплательщиков, указанных в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, исчисляется ими с учетом уплаченных фиксированных авансовых платежей за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду.
6. Общая сумма налога с доходов налогоплательщиков, указанных в подпункте 2 пункта 1 настоящей статьи, исчисляется налоговыми агентами и подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими налогоплательщиками за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду, в порядке, предусмотренном настоящим пунктом.
Уменьшение исчисленной суммы налога производится в течение налогового периода только у одного налогового агента по выбору налогоплательщика при условии получения налоговым агентом от налогового органа по месту нахождения (месту жительства) налогового агента уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей.
Налоговый агент уменьшает исчисленную сумму налога на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей на основании письменного заявления налогоплательщика и документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, после получения от налогового органа уведомления, указанного в абзаце втором настоящего пункта.
Налоговый орган направляет указанное в абзаце втором настоящего пункта уведомление в срок, не превышающий 10 дней со дня получения заявления налогового агента, при наличии в налоговом органе информации, полученной от территориального органа федерального органа исполнительной власти в сфере миграции, о факте заключения налоговым агентом с налогоплательщиком трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) и выдачи налогоплательщику патента и при условии, что ранее применительно к соответствующему налоговому периоду такое уведомление налоговыми органами в отношении указанного налогоплательщика налоговым агентам не направлялось.
7. В случае, если сумма уплаченных за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду фиксированных авансовых платежей превышает сумму налога, исчисленную по итогам этого налогового периода исходя из фактически полученных налогоплательщиком доходов, сумма такого превышения не является суммой излишне уплаченного налога и не подлежит возврату или зачету налогоплательщику.
8. Налогоплательщики, указанные в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, освобождаются от обязанности по представлению в налоговые органы налоговой декларации по налогу, за исключением случаев, если:
1) общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисленная налогоплательщиком исходя из доходов, фактически полученных от деятельности, указанной в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, превышает сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей за налоговый период;
2) налогоплательщик выезжает за пределы территории Российской Федерации до окончания налогового периода и общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисленная налогоплательщиком исходя из доходов, фактически полученных от деятельности, указанной в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, превышает сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей;
3) патент аннулирован в соответствии с Федеральным законом от 25 июля 2002 года N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации".